Công ty luật Dragon – Văn thư, lưu trữ
I. HƯỚNG DẪN CHUNG
l. Phạm vi và đối lượng áp dụng
Công văn này hướng dẫn việc quản lý văn bản đi và văn bản đến tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Nguyên tắc chung
a) Tất cả văn bản đi, văn bản dến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư) theo hướng dẫn tại Công văn này.
b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả ”Hoả tốc” hẹn giờ), ”Thượng khẩn” và ”Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
c) Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Công văn này.
3. Giải thích từ ngữ
Trong văn bản này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
a) Văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
b) Văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
c) Đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v… vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tmh để quán /l và tra tìm văn bản.
CÁC NGHIỆP VỤ KHÁC:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Trình và chuyển giao văn bản đến
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản đi
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Đăng ký văn bản đi
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Lưu văn bản đi
Các phụ lục kèm theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW