Quy tắc hoà giải trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam
TRUNG TÂM TRỌNG TÀI QUỐC TẾ VIỆTNAM
Điều 1: Áp dụng Qui tắc
1. Qui tắc hòa giải của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (sau đây gọi là Quy tắc) áp dụng cho việc hoà giải tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan tới quan hệ pháp lý trong hoạt động thương mại, khi các bên quyết định tiến hành hoà giải tranh chấp của mình thông qua Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (sau đây gọi tắt là VIAC).
2. Các bên có thể thoả thuận không áp dụng hoặc thay đổi một hoặc một số qui định của Qui tắc này tại bất cứ thời điểm nào nếu việc không áp dụng hoặc thay đổi đó không trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam tại thời điểm tiến hành hoà giải.
3. Trong trường hợp bất kỳ qui định nào của Qui tắc này trái với qui định bắt buộc của luật áp dụng cho việc giải quyết tranh chấp thì qui định bắt buộc của luật được áp dụng cho việc hòa giải.
Điều 2: Khởi đầu quá trình hoà giải
1. Bên có yêu cầu hòa giải phải gửi đơn đến VIAC trình bày nội dung tranh chấp và yêu cầu của mình; nộp tạm ứng phí hoà giải theo quy định tại Điều 18 và Biểu phí hoà giải đính kèm.
2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu hoà giải và tạm ứng phí hoà giải, VIAC thông báo cho bên kia biết về nội dung của việc hoà giải và yêu cầu nộp tạm ứng phí hoà giải theo quy định tại Điều 18 và Biểu phí hoà giải. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, bên nhận được yêu cầu hoà giải phải thông báo cho VIAC biết về việc chấp nhận hay từ chối hòa giải.
3. Trong trường hợp VIAC nhận được trả lời không đồng ý hoà giải hoặc nếu hết thời hạn 15 ngày nêu trên mà VIAC không nhận được trả lời thì đơn yêu cầu hòa giải coi như bị bác và VIAC thông báo cho bên gửiđơn yêu cầu hoà giải biết.
4. Quá trình hoà giải bắt đầu khi VIAC nhận được thông báo chấp nhận hoà giải bằng văn bản và tạm ứng phí hoà giải của bên nhận được yêu cầu hoà giải. Mọi chấp nhận hoà giải phải được làm thành văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu và các hình thức khác theo quy định của pháp luật.
5. Trong trường hợp các bên cùng có đơn yêu cầu hoà giải gửi tới VIAC thì quá trình hoà giải bắt đầu từ thời điểm VIAC nhận được đơn yêu cầu và tạm ứng phí hoà giải.
Điều 3: Số lượng hoà giải viên
Sẽ có một hoà giải viên tiến hành việc hoà giải trừ khi các bên có thoả thuận là có hai hoặc ba hoà giải viên.
Điều 4: Việc chỉ định các hoà giải viên
1. Việc chỉ định các hòa giải viên được thực hiện theo nguyên tắc sau đây:
(a) Trong trường hợp có một hoà giải viên duy nhất, các bên cần thoả thuận về tên của hoà giải viên duy nhất đó;
(b) Trong trường hợp có hai hoà giải viên, mỗi bên chỉ định một hoà giải viên;
(c) Trong trường hợp có ba hoà giải viên, mỗi bên chỉ định một hoà giải viên. Các bên cần thoả thuận về tên của hoà giải viên thứ ba.
(Sau đây một hoặc hơn một hoà giải viên được gọi chung là hoà giải viên).
2. Các bên có thể:
(a) Chỉ định hòa giải viên trong danh sách các hòa giải viên do VIAC cung cấp hoặc người ngoài danh sách đó, với điều kiện những người được chỉ định chấp nhận Quy tắc này;
(b) Yêu cầu Chủ tịch VIAC giới thiệu hoà giải viên; hoặc
(c) Yêu cầu Chủ tịch VIAC chỉ định hoà giải viên cho mình. Chủ tịch VIAC chỉ định hoà giải viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu chỉ định hoà giải viên của các bên.
(d) Thời hạn chỉ định hoà giải viên hoặc yêu cầu Chủ tịch VIAC giới thiệu hoặc chỉ định hoà giải viên là 15 ngày, kể từ ngày bắt đầu của qúa trình hoà giải nêu tại khoản 4 và 5 Điều 2 Quy tắc này.
Điều 5: Nộp bản giải trình lên hoà giải viên
1. Hoà giải viên, ngay sau khi được chỉ định, yêu cầu mỗi bên nộp bản trình bày ý kiến của mình về các vấn đề đang tranh chấp. Mỗi bên đồng thời phải gửi bản trình bày đó cho bên kia.
2. Tại bất cứ thời điểm nào của quá trình hoà giải, hoà giải viên có thể yêu cầu một hoặc các bên nộp cho mình bản trình bày và các căn cứ bổ sung về những vấn đề liên quan đến vụ tranh chấp, hoặc bất cứ tài liệu nào xét thấy cần thiết cho việc hoà giải.
Điều 6: Đại diện và trợ giúp
Các bên có thể cử người đại diện hoặc trợ giúp cho mình trong quá trình hoà giải. Tên và địa chỉ của những người này phải được thông báo bằng văn bản cho bên kia và cho hoà giải viên, trong đó nêu rõ những người đó là người đại diện hay là người trợ giúp trong quá trình hòa giải.
Điều 7: Vai trò của hoà giải viên
1. Bằng nỗ lực của mình, hoà giải phải hành động một cách độc lập, vô tư và khách quan để giúp các bên đạt được giải pháp hoà giải cho tranh chấp;
2. Hoà giải viên phải căn cứ vào thoả thuận của các bên, tập quán thương mại, thực tiễn kinh doanh giữa các bên, các bối cảnh liên quan tới tranh chấp để làm cơ sở cho việc hoà giải;
3. Hoà giải viên có thể tiến hành quá trình hoà giải theo cách thức mà mình cho là phù hợp với bản chất, nội dung của vụ tranh chấp cũng như mong muốn của các bên.
4. Hoà giải viên có thể, tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình hoà giải, đưa ra đề xuất về giải quyết tranh chấp. Đề xuất đó không nhất thiết phải lập bằng văn bản và không cần phải kèm theo lý do.
Điều 8: Hỗ trợ hành chính
Theo yêu cầu của các bên và hòa giải viên, VIAC tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành quá trình hoà giải trong việc bố trí thời gian, địa điểm hoà giải; hỗ trợ về mặt hành chính, cử người trợ giúp cho hoà giải viên và các bên trong suốt quá trình hòa giải.
Điều 9: Giao dịch, trao đổi giữa hoà giải viên và các bên
1. Hoà giải viên có thể trực tiếp gặp từng bên hoặc các bên và cũng có thể giao dịch, trao đổi với họ dưới bất kỳ hình thức nào.
2. Trừ khi các bên có thoả thuận về nơi gặp gỡ với hoà giải viên, việc tổ chức nơi gặp gỡ sẽ do hoà giải viên quyết định, có tính tới hoàn cảnh của quá trình hoà giải.
3. Trừ khi các bên có có thỏa thuận khác, mọi giao dịch, trao đổi sẽ được tiến hành bằng tiếng Việt. Trong trường hợp các bên yêu cầu tiến hành giao dịch, trao đổi bằng một ngôn ngữ khác, các bên phải chịu trách nhiệm cho việc phiên dịch và tính chính xác của việc phiên dịch đó.
Hoà giải viên, một hoặc các bên có thể yêu cầu VIAC thu xếp phiên dịch cho mình, chi phí phiên dịch do bên có yêu cầu phiên dịch trả. Trong trường hợp phiên dịch do cả hai bên yêu cầu thì chi phí phiên dịch được phân bổ đều cho các bên tranh chấp.
Điều 10: Công khai thông tin
1. Mọi văn bản trao đổi giữa hoà giải viên với mỗi bên, mọi thông tin khác mà hoà giải viên nhận được từ một bên, hoà giải viên phải gửi (nếu những nội dung trên lập bằng văn bản) hoặc thông báo cho bên kia biết để bên kia có cơ hội trình bày ý kiến của mình.
2. Trong trường hợp một bên đưa ra một thông tin nào đó cho hoà giải viên biết với yêu cầu là thông tin đó phải được giữ bí mật, thì hoà giải viên không được công bố thông tin đó cho bên kia biết.
3. Các văn bản và thông tin nêu tại khoản 1 Điều này đều phải được hoà giải viên sao gửi (nếu là văn bản) hoặc thông báo cho VIAC.
Điều 11: Hợp tác của các bên với hoà giải viên
Các bên có trách nhiệm hợp tác với hoà giải viên, kể cả đáp ứng các yêu cầu của hoà giải viên về việc nộp các bản trình bày, các tài liệu có liên quan và tham dự các cuộc họp.
Điều 12: Đề xuất của các bên về giải quyết tranh chấp
Mỗi bên có thể chủ động hoặc theo đề nghị của hoà giải viên, gửi cho hoà giải viên đề xuất về phương án giải quyết tranh chấp.
Điều 13: Thỏa thuận hòa giải
1. Khi xuất hiện những khả năng cho việc giải quyết tranh chấp có thể được cả hai bên chấp nhận, thì hoà giải viên soạn thảo hoặc hỗ trợ các bên soạn thảo thoả thuận hoà giải.
2. Bằng việc ký vào văn bản thoả thuận hoà giải, các bên kết thúc tranh chấp và bị ràng buộc bởi thoả thuận hoà giải đó theo các quy định của pháp luật dân sự.
Điều 14: Bảo mật
Hoà giải viên, VIAC và các bên phải giữ bí mật mọi vấn đề liên quan tới quá trình hoà giải, kể cả thoả thuận hoà giải.
Điều 15: Chấm dứt quá trình hoà giải
1. Quá trình hoà giải chấm dứt:
a) Vào ngày mà các bên ký vào văn bản thoả thuận hoà giải;
b) Vào ngày công bố văn bản của hoà giải viên về việc không thể giải quyết vụ tranh chấp bằng hoà giải sau khi hoà giải viên đã nỗ lực hỗ trợ nhưng các bên không thể đạt được một thoả thuận hoà giải;
c) Vào ngày công bố bằng văn bản của một bên hoặc các bên gửi tới hoà giải viên yêu cầu chấm dứt hoà giải;
d) Vào ngày hết thời hạn chỉ định hoặc yêu cầu chỉ định hoà giải viên;
e) Vào ngày hết hạn nộp bản trình bày và các tài liệu có liên quan theo yêu cầu của hoà giải viên; hết hạn nộp chi phí hoà giải theo yêu cầu của VIAC;
f) Vào ngày một hoặc các bên đưa vụ tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải ra kiện tại trọng tài hoặc tòa án theo quy định tại khoản 2 Điều 16.
2. Khi xảy ra các trường hợp chấm dứt quá trình hoà giải nêu tại khoản 1 Điều này, VIAC làm văn bản thông báo chính thức cho các bên và hoà giải viên về việc chấm dứt hoà giải.
Điều 16: Viện tới tố tụng trọng tài hoặc tòa án
1. Trong quá trình hoà giải, các bên cam kết không tiến hành bất cứ tố tụng trọng tài hoặc tòa án nào đối với tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải.
2. Trong quá trình hoà giải, nếu một bên hoặc các bên đưa vụ tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải ra kiện tại Trọng tài hoặc Tòa án thì việc hoà giải mặc nhiên bị coi là chấm dứt.
Điều 17: Chi phí hoà giải
1. Chi phí hoà giải bao gồm:
a) Phí hành chính được qui định tại Điều 8 của Qui tắc này.
b) Một khoản thù lao hợp lý cho hoà giải viên;
c) Chi phí đi lại và các chi phí khác của hoà giải viên;
d) Chi phí đi lại và các chi phí khác của nhân chứng theo yêu cầu của hoà giải viên với sự đồng ý của các bên;
e) Chi phí về tư vấn của các chuyên gia và chi phí phiên dịch theo yêu cầu của các bên hoặc của hoà giải viên với sự đồng ý của các bên;
2. Các chi phí nêu trên do hai bên đều chịu bằng nhau trừ khi các bên có thoả thuận khác. Mọi chi phí khác phát sinh từ yêu cầu của một bên do bên đó tự chịu.
Điều 18: Thủ tục nộp chi phí hòa giải
1. Trừ khi các bên có thoả thuận khác, mỗi bên phải nộp tạm ứng một khoản tiền bằng nhau cho các chi phí được nêu tại khoản 1 Điều 17 Quy tắc này. Cách thức nộp như sau:
a) Bên nộp đơn yêu cầu hoà giải phải nộp tạm ứng 50% phí hoà giải.
b) Khi chấp nhận hoà giải, bên nhận được yêu cầu hoà giải phải nộp tạm ứng 50% phí hoà giải.
c) Trong trường hợp các bên cùng có đơn yêu cầu hoà giải gửi tới VIAC thì mỗi bên nộp 50% phí hoà giải.
2. Trong quá trình hoà giải, VIAC có thể yêu cầu mỗi bên nộp khoản tiền bổ sung bằng nhau, có nêu rõ lý do phải nộp khoản tiền bổ sung này. Nếu khoản tiền này không được hai bên nộp đầy đủ trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của VIAC thì quá trình hoà giải chấm dứt theo quy định tại khoản 5 Điều 15 Quy tắc này.
3. Sau khi chấm dứt quá trình hoà giải, VIAC sẽ tính toán chi phí trong số tiền đã ứng trước và trả lại cho các bên bất cứ khoản phí còn lại nào không chi tới.
Điều 19: Trách nhiệm của hoà giải viên trong tố tụng tại trọng tài hoặc toà án
Trừ trường hợp các bên chấp thuận bằng văn bản, hoà giải viên sẽ không được làm trọng tài viên, hoặc làm người đại diện, nhân chứng hoặc luật sư của bất cứ bên nào trong vụ kiện tại trọng tài hoặc toà án mà nội dung vụ kiện là đối tượng của quá trình hoà giải mà mình đã tham gia.
Điều 20: Thừa nhận bằng chứng trong tố tụng tại trọng tài hoặc toà án
Các bên cam kết, dưới bất cứ hình thức nào, không sử dụng làm căn cứ hay bằng chứng trong những vụ kiện tại bất kỳ cơ quan trọng tài hay tòa án nào mà nội dung vụ kiện liên quan đến tranh chấp là đối tượng của quá trình hoà giải:
1. Các ghi âm, ghi hình, ảnh chụp, bản ghi chép nội dung các cuộc tiếp xúc trong quá trình hòa giải;
2. Các quan điểm hoặc những đề nghị mà bên kia đưa ra về giải pháp cho tranh chấp;
3. Sự chấp nhận mà bên kia đưa ra trong quá trình hoà giải;
4. Những đề xuất mà hoà giải viên đưa ra;
5. Sự chấp nhận của một bên đối với đề xuất về giải quyết tranh chấp mà hoà giải viên đưa ra.
Luật sư Hà Nội chuyên tư vấn luật trọng tài quốc tế Việt Nam, hoà giải các vụ việc tranh chấp thương mại, hợp đồng, mua bán hàng hoá, giao thương, trây ì nợ….
Liên hệ tổng đài tư vấn trực tuyến: 1900 599 979 / 098 301 9109
Nguồn: viac.vn
