Quy trình thay đổi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp theo quy định mới nhất

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân có vai trò then chốt, thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền, nghĩa vụ và chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan nhà nước. Khi có sự thay đổi về nhân sự quản lý, cơ cấu tổ chức hay chiến lược điều hành, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình thay đổi người đại diện pháp luật theo đúng quy định.

Bài viết dưới đây, Công ty Luật TNHH Dragon sẽ chia sẻ quy trình, hồ sơ và các lưu ý pháp lý quan trọng trong quá trình thực hiện.

Khái niệm và ý nghĩa của việc thay đổi người đại diện pháp luật

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp trong tố tụng và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ đơn thuần là thay đổi một cá nhân ký tên trên giấy tờ, mà còn là sự thay đổi về quyền lực, trách nhiệm và vị thế pháp lý của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành đúng trình tự, thủ tục để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro khi giao dịch hoặc ký kết hợp đồng.

Luật sư tư vấn luật dân sự và doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Dragon khuyến nghị: Việc thay đổi người đại diện phải được thực hiện kịp thời, chính xác và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, nếu không doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn trong các giao dịch thương mại.

Quy trình thay đổi người đại diện pháp luật theo từng loại hình doanh nghiệp

Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần

Đây là hai loại hình phổ biến nhất trong môi trường kinh doanh hiện nay. Căn cứ theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần bao gồm:

Hồ sơ cần chuẩn bị

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu tại Phụ lục II-2 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới (CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực);
Nghị quyết, quyết định và biên bản họp tùy loại hình doanh nghiệp:
- Với Công ty TNHH một thành viên: Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty.
- Với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nghị quyết, quyết định và biên bản họp Hội đồng thành viên.
- Với Công ty cổ phần:
  - Nếu thay đổi người đại diện làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty → phải có Nghị quyết và biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.
  - Nếu không làm thay đổi Điều lệ → chỉ cần Nghị quyết và biên bản họp Hội đồng quản trị.

Trình tự thực hiện

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
Cơ quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ, cấp Giấy biên nhận.
Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận người đại diện theo pháp luật mới.

Căn cứ pháp lý: Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Đối với công ty hợp danh

Theo khoản 1 Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020, tất cả các thành viên hợp danh đều là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh. Vì vậy, khi thay đổi người đại diện, thực chất là doanh nghiệp thay đổi thành viên hợp danh.

Hồ sơ thay đổi thành viên hợp danh

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (do người đại diện hợp pháp ký);
Danh sách thành viên công ty hợp danh theo Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020;
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới;
Biên bản và nghị quyết họp các thành viên hợp danh về việc thay đổi.

Thủ tục thực hiện

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi.

Căn cứ pháp lý: Điều 49 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Đối với doanh nghiệp tư nhân

Theo khoản 3 Điều 190 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi người đại diện, đồng nghĩa với việc thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân.

Hồ sơ thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân

Thông báo thay đổi có chữ ký của cả người chuyển nhượng và người nhận chuyển nhượng (hoặc người tặng, người được tặng, người thừa kế…);
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người nhận tặng hoặc người thừa kế;
Hợp đồng mua bán, hợp đồng tặng cho, hoặc văn bản chứng minh quyền thừa kế hợp pháp;
Biên bản bàn giao, xác nhận nghĩa vụ tài chính giữa các bên (nếu có).

Trình tự thực hiện

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Cơ quan đăng ký kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho chủ mới.

Căn cứ pháp lý: Điều 54 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện pháp luật

Việc thay đổi người đại diện còn kéo theo hàng loạt nghĩa vụ và thủ tục khác mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Thông báo thay đổi nội bộ: Doanh nghiệp cần ban hành quyết định nội bộ và thông báo đến các phòng ban, đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm… về việc thay đổi người đại diện.
Cập nhật thông tin trên giấy tờ pháp lý: Tên người đại diện mới cần được cập nhật trên hợp đồng, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, con dấu, website, giấy phép con (nếu có).
Kiểm tra các nghĩa vụ thuế, tài chính của người đại diện cũ: Đảm bảo không tồn tại nghĩa vụ chưa hoàn thành, tránh rủi ro pháp lý cho người kế nhiệm.
Công bố thông tin doanh nghiệp: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thay đổi, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020.

Dịch vụ hỗ trợ thay đổi người đại diện pháp luật tại Công ty Luật TNHH Dragon

Thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký doanh nghiệp đòi hỏi hiểu biết sâu về pháp luật và quy trình tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu giấy tờ, sai mẫu biểu hoặc kê khai không thống nhất.

Công ty Luật TNHH Dragon với hơn 30 năm kinh nghiệm tư vấn và đại diện pháp lý là văn phòng luật sư uy tín tại Hà Nội chuyên cung cấp dịch vụ trọn gói về thay đổi người đại diện pháp luật, bao gồm:

Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ thay đổi người đại diện;
Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ, nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư;
Hỗ trợ cập nhật thông tin người đại diện trên các giấy tờ liên quan (thuế, ngân hàng, giấy phép con…);
Tư vấn điều chỉnh Điều lệ, Nghị quyết, Quyết định nội bộ phù hợp với quy định mới.

Mọi quy trình được văn phòng luật sư Dragon thực hiện nhanh chóng, chính xác và bảo mật tuyệt đối, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được chấp thuận ngay trong lần nộp đầu tiên.

=> Thủ tục và quy trình thay đổi người đại diện pháp luật là một bước quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, đòi hỏi phải thực hiện đúng quy định pháp luật để đảm bảo hiệu lực pháp lý cho mọi giao dịch sau này. Việc hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro hành chính, bảo vệ uy tín và quyền lợi hợp pháp của mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu thay đổi người đại diện pháp luật, hãy để Công ty Luật TNHH Dragon – công ty luật sư uy tín tại Hà Nội với đội ngũ luật sư tư vấn luật dân sự và doanh nghiệp đồng hành và hỗ trợ toàn diện.

📞 Liên hệ ngay 1900 599 979 để được hướng dẫn chi tiết, đảm bảo quy trình thay đổi người đại diện pháp luật thực hiện nhanh chóng, đúng luật và an toàn tuyệt đối.