Bảo vệ bí mật kinh doanh và NDA cho doanh nghiệp

Đối với nhiều doanh nghiệp, Bảo vệ bí mật kinh doanh và NDA là lớp phòng vệ quan trọng để giữ an toàn cho dữ liệu nội bộ, bí quyết kinh doanh và lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn đang sử dụng thỏa thuận bảo mật một cách sơ sài, nội dung chung chung, thiếu cơ chế kiểm soát và khó áp dụng khi có vi phạm xảy ra. 

Tại Văn phòng Luật Dragon, chúng tôi cho rằng muốn Bảo vệ bí mật kinh doanh và NDA phát huy hiệu quả thực sự, doanh nghiệp cần hiểu đúng bản chất pháp lý và xây dựng hệ thống bảo mật phù hợp với mô hình hoạt động của mình.

Bí mật kinh doanh là gì?

Theo Luật Sở hữu trí tuệ, bí mật kinh doanh là thông tin thu được từ hoạt động đầu tư tài chính, trí tuệ, chưa được bộc lộ và có khả năng dùng trong kinh doanh. Nói dễ hiểu, đó là những thông tin giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh và không phải ai bên ngoài cũng biết. 

Trong thực tế, bí mật kinh doanh có thể bao gồm:

• Dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp
• Chính sách giá, chiết khấu, biên lợi nhuận
• Công thức, quy trình sản xuất, tiêu chuẩn kỹ thuật
• Kế hoạch marketing, mở rộng thị trường
• Tài liệu nghiên cứu, phát triển sản phẩm
• Mô hình vận hành nội bộ, dữ liệu bán hàng, dữ liệu nhân sự chiến lược

Không phải mọi thông tin nội bộ đều tự động trở thành bí mật kinh doanh. Muốn được bảo vệ tốt, doanh nghiệp phải chứng minh được đó là thông tin có giá trị thương mại và đã được giữ bí mật bằng các biện pháp hợp lý. 

Khi nào bí mật kinh doanh được pháp luật bảo hộ?

Theo Luật Sở hữu trí tuệ, bí mật kinh doanh được bảo hộ nếu đáp ứng các điều kiện cơ bản như: không phải là hiểu biết thông thường, không dễ dàng có được; khi được sử dụng trong kinh doanh sẽ tạo cho người nắm giữ lợi thế so với người không nắm giữ; và chủ sở hữu đã thực hiện các biện pháp cần thiết để giữ bí mật. Điểm rất quan trọng ở đây là pháp luật không bảo vệ thông tin chỉ vì doanh nghiệp tự gọi đó là “bí mật”. Doanh nghiệp phải có hành động thực tế để bảo vệ thông tin đó. 

Nói ngắn gọn, một dữ liệu chỉ “được hô là bí mật” thì chưa đủ. Muốn được bảo vệ vững hơn, doanh nghiệp cần:

• Phân loại thông tin mật ngay từ đầu
• Giới hạn người được tiếp cận
• Gắn điều khoản bảo mật trong hợp đồng
• Có quy trình lưu trữ, quản lý truy cập, bàn giao và thu hồi dữ liệu

NDA là gì và có bắt buộc theo mẫu không?

NDA là thỏa thuận bảo mật thông tin giữa các bên nhằm xác định rõ thông tin nào phải giữ kín, phạm vi được phép sử dụng, thời gian bảo mật và hậu quả pháp lý khi vi phạm. Trong giao dịch thực tế, NDA thường được dùng khi doanh nghiệp làm việc với nhân sự chủ chốt, nhà cung cấp, đối tác đầu tư, đại lý, cộng tác viên hoặc bên nhận chuyển giao công nghệ. 

Pháp luật lao động và pháp luật dân sự hiện hành không ấn định một mẫu NDA bắt buộc dùng chung cho mọi trường hợp. Với quan hệ lao động, Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn các nội dung chủ yếu của thỏa thuận này. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp được quyền thiết kế NDA phù hợp, miễn nội dung không trái luật và đủ rõ để áp dụng khi phát sinh tranh chấp. 

Vì sao chỉ ký NDA thôi vẫn chưa đủ?

Đây là điểm chúng tôi thường nhấn mạnh khi tư vấn doanh nghiệp. Một NDA soạn đẹp nhưng áp dụng hời hợt vẫn có thể kém hiệu quả khi tranh chấp xảy ra. Lý do là khi xảy ra vi phạm, doanh nghiệp còn phải chứng minh được nhiều yếu tố khác như:

• Thông tin đó thực sự thuộc diện bí mật
• Người vi phạm đã được biết rõ nghĩa vụ bảo mật
• Doanh nghiệp đã giới hạn quyền tiếp cận thông tin
• Có hành vi tiết lộ, sử dụng trái phép hoặc chuyển giao trái phép
• Có thiệt hại thực tế hoặc nguy cơ thiệt hại rõ ràng

Vì vậy, bảo vệ bí mật kinh doanh và NDA nên được nhìn như một hệ thống quản trị rủi ro, không chỉ là một tờ giấy ký cho có.

NDA với người lao động cần có những nội dung gì?

Trong quan hệ lao động, khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn các nội dung chủ yếu, gồm:

• Danh mục bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ
• Phạm vi sử dụng bí mật
• Thời hạn bảo vệ bí mật
• Phương thức bảo vệ bí mật
• Quyền, nghĩa vụ của các bên
• Trách nhiệm, bồi thường khi vi phạm 

Từ góc nhìn thực tiễn, chúng tôi thường khuyến nghị doanh nghiệp soạn NDA với người lao động theo hướng thật cụ thể, tránh ghi quá chung chung như “mọi thông tin của công ty đều là bí mật”. Cách viết quá rộng dễ gây khó khi chứng minh sau này.

Một NDA hiệu quả nên làm rõ

• Thông tin nào là bí mật, thông tin nào không
• Ai được quyền tiếp cận
• Dùng thông tin vào mục đích gì
• Có được sao chép, gửi email, lưu trên thiết bị cá nhân hay không
• Nghĩa vụ bảo mật kéo dài bao lâu sau khi nghỉ việc
• Cách xử lý dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng

Khi người lao động hoặc đối tác làm lộ bí mật thì xử lý thế nào?

Tùy tính chất vụ việc, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hướng xử lý khác nhau.

Với người lao động đang làm việc

Nếu hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ thuộc trường hợp luật cho phép và nội quy lao động có quy định phù hợp, doanh nghiệp có thể xem xét xử lý kỷ luật lao động. Trường hợp nghiêm trọng, hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ có thể là căn cứ để áp dụng hình thức sa thải theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, nhưng phải tuân thủ đúng nguyên tắc và trình tự xử lý kỷ luật. 

Với người lao động đã nghỉ việc

Khi phát hiện hành vi vi phạm sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, việc xử lý sẽ đi theo hướng pháp luật dân sự và pháp luật khác có liên quan, thay vì xử lý kỷ luật lao động nội bộ. Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH có nêu rõ nguyên tắc này khi hướng dẫn một số nội dung của hợp đồng lao động. 

Với đối tác, nhà cung cấp, cộng tác viên

Doanh nghiệp có thể căn cứ vào NDA, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hợp tác hoặc quy định bồi thường thiệt hại để yêu cầu chấm dứt hành vi vi phạm, hoàn trả tài liệu, bồi thường tổn thất và thực hiện các biện pháp pháp lý cần thiết khác.

Dịch vụ tư vấn tại Văn phòng Luật Dragon

Là đơn vị thường xuyên hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề nội bộ, hợp đồng và sở hữu trí tuệ, Văn phòng Luật Dragon có thể đồng hành khi doanh nghiệp cần:

• Rà soát hệ thống bảo mật nội bộ
• Soạn hoặc chỉnh sửa NDA
• Soạn thỏa thuận bảo vệ bí mật kinh doanh với người lao động
• Rà soát điều khoản bảo mật trong hợp đồng hợp tác, đầu tư, gia công, cung ứng
• Tư vấn xử lý vi phạm khi nhân sự hoặc đối tác làm lộ dữ liệu
• Kết hợp tư vấn bảo mật với dịch vụ đăng ký bảo hộ thương hiệu và chiến lược sở hữu trí tuệ tổng thể

Nếu bạn đang tìm văn phòng luật sư uy tín tại Hà Nội hoặc cần làm việc với luật sư tư vấn doanh nghiệp tại Hà Nội để chuẩn hóa NDA và cơ chế bảo vệ thông tin nội bộ, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ theo hướng gọn, rõ và bám sát thực tế vận hành của doanh nghiệp.

Bảo vệ bí mật kinh doanh và NDA không phải là việc chỉ cần làm một lần rồi để đó. Đây là một phần của quản trị rủi ro pháp lý và quản trị tài sản trí tuệ trong doanh nghiệp. NDA có giá trị, nhưng chỉ phát huy hiệu quả khi đi cùng với việc phân loại thông tin, kiểm soát truy cập, lưu chứng cứ và quy trình xử lý rõ ràng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần rà soát NDA, xây dựng cơ chế bảo mật nội bộ hoặc xử lý vụ việc lộ thông tin, hãy liên hệ Văn phòng Luật Dragon qua vanphongluatsu.com.vn. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bằng giải pháp pháp lý thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với quy mô vận hành của doanh nghiệp.