Giấy ủy quyền 2026: Mẫu chuẩn, cách viết và khi nào phải công chứng

Nhờ người thân nhận lương hưu, nộp hồ sơ sổ đỏ, rút tiền ngân hàng hay ra tòa thay mình đều cần một tờ giấy ủy quyền. Tờ giấy ngắn nhưng viết sai là bị từ chối ngay tại quầy.

Bài viết này giải thích giấy ủy quyền là gì, khi nào phải công chứng, chứng thực và cung cấp mẫu giấy ủy quyền dùng được ngay trong năm 2026. Các căn cứ đều là văn bản đang có hiệu lực.

1. Giấy ủy quyền là gì?

Bộ luật Dân sự 2015 không có điều luật nào định nghĩa riêng “giấy ủy quyền”. Bộ luật chỉ quy định hai nội dung gốc:

• Đại diện theo ủy quyền (Điều 138): cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thay mình.
• Hợp đồng ủy quyền (Điều 562): hai bên thỏa thuận, bên được ủy quyền nhân danh bên ủy quyền thực hiện công việc.

Trên thực tế, giấy ủy quyền là văn bản ghi nhận việc ủy quyền do một bên lập và ký. Người ủy quyền chỉ định người khác thay mình làm một hoặc vài việc trong phạm vi nêu rõ trên giấy.

Về tuổi của người nhận ủy quyền, khoản 3 Điều 138 cho phép người từ đủ 15 đến chưa đủ 18 tuổi làm đại diện theo ủy quyền. Ngoại lệ là các giao dịch mà luật yêu cầu người từ đủ 18 tuổi trở lên thực hiện.

2. Giấy ủy quyền khác hợp đồng ủy quyền thế nào?

Hai loại văn bản này hay bị dùng lẫn. Điểm khác nằm ở cách lập và mức độ ràng buộc.

Nguyên tắc chọn rất đơn giản. Việc nhỏ, không tiền thù lao thì dùng giấy ủy quyền. Việc liên quan quyền sở hữu tài sản thì lập hợp đồng. Xem thêm phân tích tại bài hợp đồng ủy quyền và người đại diện ủy quyền.

3. Giấy ủy quyền có bắt buộc công chứng, chứng thực không?

Không có quy định nào buộc mọi giấy ủy quyền phải công chứng. Luật Công chứng 2024 (số 46/2024/QH15, hiệu lực từ 01/7/2025) cũng không liệt kê trường hợp ủy quyền bắt buộc công chứng. Việc công chứng thực hiện theo yêu cầu của các bên hoặc theo luật chuyên ngành.

Tuy vậy, giấy ủy quyền viết tay không có xác nhận rất khó dùng. Cơ quan nhà nước, ngân hàng, tòa án thường chỉ chấp nhận văn bản đã chứng thực hoặc công chứng.

3.1. Bốn trường hợp được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Theo Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP, chỉ chứng thực chữ ký khi việc ủy quyền thỏa mãn đủ ba điều kiện. Đó là không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Bốn nhóm việc cụ thể gồm:

• Ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ khi pháp luật không cho phép ủy quyền.
• Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp.
• Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa.
• Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội.

Ngoài bốn nhóm này, người yêu cầu phải làm thủ tục như chứng thực hợp đồng, giao dịch. Khi đó văn bản cần lập là hợp đồng ủy quyền.

3.2. Khi nào nên công chứng?

Nên công chứng trong các trường hợp sau:

• Ủy quyền bán, tặng cho, thế chấp, cho thuê nhà đất.
• Ủy quyền rút tiền, tất toán sổ tiết kiệm, giao dịch tài khoản giá trị lớn.
• Ủy quyền có thù lao hoặc có thỏa thuận bồi thường.
• Ủy quyền dài hạn, phạm vi rộng, dễ phát sinh tranh chấp.

Khi sang tên nhà đất qua người được ủy quyền, văn phòng đăng ký đất đai sẽ kiểm tra rất kỹ văn bản này. Quy trình chi tiết có trong bài thủ tục sang tên sổ đỏ từ A đến Z.

4. Mẫu giấy ủy quyền 2026 dùng cho cá nhân

Pháp luật không ban hành một mẫu giấy ủy quyền thống nhất cho mọi trường hợp. Một số cơ quan có mẫu riêng, ví dụ cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng. Khi không có mẫu riêng, có thể dùng mẫu giấy ủy quyền cá nhân dưới đây.

Dragon đã đăng sẵn hai mẫu chuyên biệt. Người thuê luật sư xem mẫu giấy ủy quyền cho luật sư trong vụ việc dân sự. Doanh nghiệp xem mẫu giấy ủy quyền nội bộ công ty.

5. Cách viết giấy ủy quyền đúng, không bị trả lại

Một giấy ủy quyền dùng được phải rõ ở năm điểm:

• Thông tin hai bên: ghi đúng theo thẻ căn cước. Từ 01/7/2025 nhiều địa danh đã đổi sau sắp xếp đơn vị hành chính, cần ghi địa chỉ theo tên mới.
• Nội dung ủy quyền: ghi cụ thể từng việc. Viết “nộp hồ sơ và nhận kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận thửa đất số…”, không viết “làm mọi thủ tục”.
• Phạm vi: nêu rõ người nhận được ký những giấy tờ gì, có được nhận tiền hay không.
• Thời hạn: ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Bỏ trống thì mặc định 01 năm theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015.
• Ủy quyền lại: nếu cho phép giao lại cho người thứ ba thì phải ghi rõ. Theo Điều 564, bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi bên ủy quyền đồng ý hoặc do sự kiện bất khả kháng.

Người nhận ủy quyền làm vượt phạm vi sẽ gặp rủi ro. Theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, phần vượt quá không ràng buộc người ủy quyền, trừ một số ngoại lệ luật định.

6. Thủ tục chứng thực, công chứng giấy ủy quyền năm 2026

6.1. Làm ở đâu?

Từ 01/7/2025, cả nước bỏ cấp huyện nên Phòng Tư pháp cấp huyện không còn. Người dân chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền tại một trong các nơi sau:

• UBND xã, phường, đặc khu. Việc chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu.
• Phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam nếu đang ở nước ngoài.

Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/11/2025, đã cập nhật thẩm quyền chứng thực theo mô hình chính quyền hai cấp.

6.2. Cần mang gì?

• Thẻ căn cước hoặc hộ chiếu còn giá trị của người ủy quyền.
• Giấy ủy quyền đã soạn nhưng chưa ký. Người ủy quyền phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
• Giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền nếu có, ví dụ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký được trả kết quả ngay trong ngày tiếp nhận. Hồ sơ nộp sau 15 giờ thì trả trong ngày làm việc tiếp theo.

6.3. Hết bao nhiêu tiền?

Tổ chức công chứng có thể thu thêm thù lao soạn thảo, đánh máy, công chứng ngoài trụ sở. Khoản này do từng nơi niêm yết trong mức trần của địa phương.

Hai bên ở hai tỉnh khác nhau vẫn lập được hợp đồng ủy quyền. Luật Công chứng 2024 cho phép mỗi bên công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng nơi mình cư trú.

7. Thời hạn và các trường hợp giấy ủy quyền hết hiệu lực

Thời hạn ủy quyền do các bên tự thỏa thuận. Không thỏa thuận và pháp luật không quy định khác thì ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập.

Theo khoản 3 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện theo ủy quyền chấm dứt khi:

• Hết thời hạn ủy quyền hoặc công việc đã hoàn thành.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt.
• Một bên đơn phương chấm dứt việc ủy quyền.
• Người ủy quyền hoặc người được ủy quyền chết.
• Người được ủy quyền không còn đủ điều kiện làm đại diện.

Điểm nhiều gia đình vấp phải: người ủy quyền mất thì giấy ủy quyền chấm dứt. Không thể dùng giấy ủy quyền cũ để bán nhà đất của người đã mất. Lúc này phải làm thủ tục thừa kế, xem bài khai nhận di sản thừa kế.

Về đơn phương chấm dứt, Điều 569 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép cả hai bên rút lui bất cứ lúc nào. Ủy quyền không thù lao thì phải báo trước một thời gian hợp lý. Ủy quyền có thù lao thì bên chấm dứt phải trả thù lao tương ứng và bồi thường thiệt hại nếu có.

8. Những việc không được ủy quyền

Một số việc gắn với nhân thân, pháp luật buộc phải tự mình làm. Giấy ủy quyền cho các việc này không có giá trị:

• Đăng ký kết hôn: hai bên nam, nữ phải cùng có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch theo Điều 18 Luật Hộ tịch 2014.
• Ly hôn: đương sự không được ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng thay mình theo khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
• Lập di chúc: người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng, không ủy quyền cho người khác.
• Đăng ký nhận cha, mẹ, con: các bên phải trực tiếp có mặt khi đăng ký.

Với ly hôn, đương sự vẫn có thể nhờ luật sư soạn đơn và bảo vệ quyền lợi. Xem hướng dẫn tại bài mẫu đơn ly hôn 2026.

Ngược lại, hầu hết tranh chấp dân sự, kinh doanh thương mại đều được ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng. Trình tự khởi kiện có trong bài thủ tục khởi kiện dân sự.

9. Luật sư Dragon hỗ trợ soạn và rà soát giấy ủy quyền

Luật sư trưởng Nguyễn Minh Long tại trụ sở Công ty Luật Dragon.

Công ty Luật TNHH Dragon có trụ sở tại Long Biên, Hà Nội và chi nhánh tại Hải Phòng. Với các việc về ủy quyền, luật sư Dragon hỗ trợ:

• Tư vấn chọn giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền cho từng việc cụ thể.
• Soạn văn bản ủy quyền chặt chẽ về phạm vi, thời hạn, điều kiện chấm dứt.
• Rà soát rủi ro khi nhận ủy quyền mua bán, quản lý nhà đất.
• Nhận ủy quyền tham gia tố tụng, thi hành án và thu hồi nợ thay khách hàng.
• Xử lý tranh chấp khi người nhận ủy quyền làm vượt phạm vi hoặc chiếm giữ tài sản.

Đội ngũ luật sư và chuyên viên Công ty Luật TNHH Dragon.

Phí tư vấn trực tiếp tại văn phòng từ 500.000 đồng/giờ. Đây là mức giá tham khảo, có thể thay đổi theo từng vụ việc. Khách tại Hà Nội có thể mang hồ sơ đến văn phòng luật sư tại Hà Nội của Dragon để được xem và báo phí cụ thể.

Kết luận

Giấy ủy quyền là công cụ tiện lợi nhưng không phải việc gì cũng dùng được. Hãy nhớ ba điểm. Việc đơn giản, không thù lao thì chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã là đủ. Việc liên quan nhà đất, tài sản lớn nên lập hợp đồng ủy quyền có công chứng. Luôn ghi rõ phạm vi và thời hạn, vì bỏ trống thời hạn thì ủy quyền chỉ có hiệu lực 01 năm.

Bài viết được kiểm duyệt nội dung bởi Luật sư Nguyễn Minh Long, Công ty Luật TNHH Dragon.