Kết hôn với người nước ngoài không chỉ cần đáp ứng điều kiện về độ tuổi, sự tự nguyện và tình trạng hôn nhân mà còn liên quan đến nhiều loại giấy tờ được cấp tại nước ngoài, yêu cầu dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự và xác minh thông tin. Đặc biệt, từ ngày 01/7/2025, thẩm quyền và thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài đã có thay đổi đáng kể so với quy định và hướng dẫn trước đây.
Bài viết dưới đây của Công ty Luật TNHH Dragon hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài năm 2026, giúp các cặp đôi xác định đúng nơi nộp hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ và hạn chế trường hợp phải đi lại bổ sung nhiều lần.
Điều kiện kết hôn với người nước ngoài năm 2026
Theo Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình 2014, việc kết hôn phải bảo đảm các điều kiện cơ bản sau: Nam phải từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên; hai bên hoàn toàn tự nguyện; không bị mất năng lực hành vi dân sự và không thuộc trường hợp pháp luật cấm kết hôn.
Các trường hợp bị cấm đáng lưu ý gồm:
- Kết hôn giả tạo;
- Người đang có vợ hoặc có chồng nhưng kết hôn với người khác;
- Kết hôn giữa những người cùng dòng máu trực hệ;
- Kết hôn giữa những người có họ trong phạm vi ba đời;
- Kết hôn giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi hoặc giữa những người từng có quan hệ cha, mẹ nuôi với con nuôi;
- Cưỡng ép, lừa dối hoặc cản trở kết hôn.
Đối với người nước ngoài, ngoài điều kiện nói trên, họ còn phải đáp ứng yêu cầu về điều kiện kết hôn theo pháp luật của quốc gia mà họ mang quốc tịch.
Năm 2026 đăng ký kết hôn với người nước ngoài ở đâu?
Đây là nội dung người thực hiện thủ tục cần đặc biệt lưu ý:
Quy định áp dụng năm 2026
Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 120/2025/NĐ-CP phân định lại thẩm quyền trong lĩnh vực hộ tịch khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
Theo đó, các nhiệm vụ trước đây thuộc UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và Phòng Tư pháp trong thủ tục hộ tịch có yếu tố nước ngoài được chuyển tương ứng cho UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã và công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã.
Như vậy, năm 2026, người dân thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại UBND cấp xã có thẩm quyền, không còn nộp tại UBND cấp huyện như hướng dẫn cũ.
Cá nhân có thể thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú. Trường hợp lựa chọn UBND cấp xã không phải nơi thường trú hoặc tạm trú, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm hỗ trợ người dân thực hiện hồ sơ trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền.
Hồ sơ đăng ký kết hôn với người nước ngoài gồm những gì?
Đây thường là khâu phát sinh nhiều vướng mắc nhất trong thực tế.
1. Tờ khai đăng ký kết hôn
Hai bên chuẩn bị Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu. Nam và nữ có thể khai chung trong một tờ khai.
Thông tin cần kê khai phải thống nhất với hộ chiếu, căn cước và các giấy tờ hộ tịch. Những sai khác về họ tên, ngày sinh, quốc tịch hoặc cách phiên âm tên người nước ngoài có thể khiến hồ sơ phải giải trình hoặc điều chỉnh.
2. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người nước ngoài
Người nước ngoài phải có giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước mình cấp, xác nhận hiện tại không có vợ hoặc không có chồng. Trường hợp quốc gia đó không cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì có thể sử dụng giấy tờ của cơ quan có thẩm quyền xác nhận người đó đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật của nước mình.
Nếu giấy tờ không ghi rõ thời hạn sử dụng thì về nguyên tắc, giấy này có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp. Đây cũng là lý do người chuẩn bị hồ sơ không nên xin giấy độc thân ở nước ngoài quá sớm rồi mới tiến hành dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự.
3. Giấy xác nhận về tình trạng sức khỏe
Các bên phải có giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài, xác nhận người kết hôn không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, làm chủ hành vi.
Theo quy định áp dụng với hồ sơ kết hôn có yếu tố nước ngoài, nếu giấy xác nhận này không có thời hạn riêng thì thời hạn sử dụng được xác định là 06 tháng kể từ ngày cấp.
4. Hộ chiếu và giấy tờ nhân thân
Người nước ngoài cần có hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Nếu không có hộ chiếu thì trong một số trường hợp có thể xuất trình giấy tờ đi lại quốc tế hoặc thẻ cư trú.
Công dân Việt Nam sử dụng căn cước hoặc giấy tờ nhân thân hợp lệ theo quy định.
Một điểm thuận lợi từ Nghị định 120/2025/NĐ-CP là cơ quan hộ tịch có trách nhiệm khai thác thông tin có sẵn từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Chỉ khi không tra cứu được thông tin cần thiết, người thực hiện thủ tục mới được yêu cầu nộp hoặc xuất trình giấy tờ liên quan để chứng minh.
5. Giấy tờ bổ sung trong trường hợp đặc biệt
Ngoài bộ hồ sơ cơ bản, một số trường hợp phải cung cấp thêm tài liệu.
- Công dân Việt Nam từng ly hôn hoặc bị hủy việc kết hôn tại nước ngoài: cần thực hiện việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy kết hôn đã được giải quyết tại nước ngoài và cung cấp giấy tờ chứng minh tương ứng.
- Công dân Việt Nam là công chức, viên chức hoặc đang phục vụ trong lực lượng vũ trang: có thể phải có văn bản của cơ quan, đơn vị quản lý xác nhận việc kết hôn với người nước ngoài không trái quy định của ngành.
Với hồ sơ từng ly hôn tại nước ngoài, đây là nội dung nên xử lý trước khi chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký kết hôn mới. Nếu chưa hoàn thành thủ tục ghi chú ly hôn, việc đăng ký kết hôn tiếp theo có thể bị đình lại để xác minh tình trạng hôn nhân.
Giấy tờ nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Thông thường là có. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp để sử dụng đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được xử lý theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định pháp luật có liên quan.
Đồng thời, giấy tờ lập bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và thực hiện công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Quy định về dịch giấy tờ nước ngoài đã được ghi nhận trong Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
Tuy nhiên, không nên mặc định mọi giấy tờ của mọi quốc gia đều phải hợp pháp hóa theo một quy trình giống nhau. Một số quốc gia hoặc loại giấy tờ có thể thuộc trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế. Do đó, nên xác định chính xác quốc gia cấp giấy tờ trước khi tiến hành hợp pháp hóa.
Thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài năm 2026
Quy trình thực tế có thể khái quát thành 5 bước sau:
Bước 1: Kiểm tra điều kiện kết hôn
Hai bên cần kiểm tra trước:
- Độ tuổi;
- Tình trạng hôn nhân;
- Năng lực hành vi;
- Quan hệ huyết thống;
- Tình trạng ly hôn trước đây;
- Điều kiện kết hôn của người nước ngoài theo pháp luật quốc gia của họ.
Việc này giúp tránh tình trạng đã mất thời gian xin và hợp pháp hóa toàn bộ giấy tờ nhưng sau đó mới phát hiện chưa đủ điều kiện đăng ký.
Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ tại nước ngoài
Người nước ngoài xin giấy xác nhận độc thân hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn, giấy tờ nhân thân và các tài liệu khác nếu cần. Sau đó tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo đúng quy định, trừ trường hợp được miễn.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký kết hôn
Hồ sơ được nộp tới UBND cấp xã có thẩm quyền. Từ ngày 01/7/2025, việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài đã được chuyển từ cấp huyện xuống cấp xã. Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất so với nhiều bài hướng dẫn đăng ký kết hôn với người nước ngoài được đăng trước năm 2025.
Bước 4: Cơ quan hộ tịch thẩm tra hồ sơ
Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của tài liệu và điều kiện kết hôn của hai bên. Khi cần thiết, cơ quan có thẩm quyền có thể tiến hành xác minh nhằm làm rõ nhân thân, tình trạng hôn nhân, sự tự nguyện và các vấn đề liên quan.
Nếu một hoặc cả hai bên không đủ điều kiện hoặc thuộc trường hợp pháp luật cấm kết hôn, việc đăng ký có thể bị từ chối.
Bước 5: Hai bên có mặt nhận Giấy chứng nhận kết hôn
Khi thực hiện việc đăng ký và nhận kết quả, hai bên nam, nữ phải có mặt để xác nhận sự tự nguyện, kiểm tra nội dung Giấy chứng nhận kết hôn và ký vào Sổ đăng ký kết hôn. Việc một bên giao cho người còn lại hoặc ủy quyền cho luật sư đi ký thay là không phù hợp đối với bước xác lập quan hệ hôn nhân này.
Đăng ký kết hôn với người nước ngoài mất bao lâu?
Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP: Thời hạn giải quyết đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Nếu cần xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Cần phân biệt thời hạn giải quyết theo luật với tổng thời gian thực tế để hoàn thành toàn bộ hồ sơ. Việc xin giấy độc thân ở nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự, gửi hồ sơ về Việt Nam hoặc xử lý giấy tờ ly hôn cũ có thể khiến quá trình chuẩn bị kéo dài hơn nhiều.
Có thể đăng ký kết hôn với người nước ngoài online không?
Việc số hóa thủ tục hộ tịch đã được đẩy mạnh đáng kể từ khi áp dụng cơ chế mới. Nghị định 120/2025/NĐ-CP cho phép cơ quan hộ tịch khai thác giấy tờ và thông tin điện tử từ các cơ sở dữ liệu; tại Hà Nội, hướng dẫn triển khai sau ngày 01/7/2025 cũng xác định việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài có thể được hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến.
Tuy nhiên, nộp hồ sơ trực tuyến không có nghĩa là toàn bộ việc đăng ký kết hôn được thực hiện từ xa.
Hai bên vẫn phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để thực hiện bước xác nhận, ký Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn theo quy định.
Thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài năm 2026 đã có thay đổi quan trọng về cơ quan giải quyết và thời hạn xử lý. Từ ngày 01/7/2025, thẩm quyền trước đây thuộc UBND cấp huyện đã được chuyển xuống UBND cấp xã, đồng thời thời hạn giải quyết thông thường được rút xuống còn 05 ngày làm việc; trường hợp cần xác minh tối đa 10 ngày làm việc. Khó khăn lớn nhất trên thực tế thường không nằm ở việc điền Tờ khai đăng ký kết hôn mà ở giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, xử lý tình trạng ly hôn trước đây và bảo đảm thông tin giữa các giấy tờ thống nhất.
Trong trường hợp hồ sơ có yếu tố phức tạp, Công ty Luật TNHH Dragon có thể hỗ trợ kiểm tra điều kiện kết hôn, rà soát hồ sơ, hướng dẫn xử lý giấy tờ nước ngoài và tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hôn nhân có yếu tố nước ngoài, giúp hạn chế rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết.
