Thủ tục thành lập công ty 2026: Hồ sơ, chi phí và 7 bước thực hiện

Thành lập công ty không chỉ là việc nộp một bộ hồ sơ để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người thành lập còn phải lựa chọn đúng loại hình, xác định ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở và khai báo chính xác thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.

Từ ngày 01/7/2025, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo quy định mới của Luật sửa đổi, bổ sung Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Vì vậy, người thực hiện thủ tục thành lập công ty 2026 cần đặc biệt lưu ý các yêu cầu mới về thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, dữ liệu định danh cá nhân và trách nhiệm đối với nội dung kê khai.

Thủ tục thành lập công ty 2026 có điểm gì đáng chú ý?

So với những hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp trước đây, năm 2026 có một số điểm doanh nghiệp cần quan tâm:

• Phải xác định và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp nếu thuộc trường hợp phải kê khai.
• Có thể sử dụng dữ liệu định danh cá nhân để đối chiếu thông tin, giảm yêu cầu nộp bản sao giấy tờ pháp lý trong một số trường hợp.
• Hồ sơ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính.
• Thời hạn xử lý thông thường là 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong năm 2026 đang được giảm còn 25.000 đồng/lần đối với trường hợp phải nộp lệ phí.
• Từ ngày 01/01/2026, tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh không còn phải nộp lệ phí môn bài và không phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài.

Cần phân biệt rằng 03 ngày làm việc chỉ là thời gian xem xét một bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, không phải thời gian chắc chắn hoàn tất toàn bộ quá trình thành lập. Nếu tên doanh nghiệp, ngành nghề, điều lệ hoặc thông tin thành viên có sai sót, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Căn cứ pháp lý áp dụng khi thành lập công ty năm 2026

Các văn bản quan trọng đang được áp dụng gồm:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14.
• Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
• Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 47/2019/TT-BTC và Thông tư 64/2025/TT-BTC về phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị quyết 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân.

Tại thời điểm tháng 7/2026, cơ quan có thẩm quyền đang lấy ý kiến đối với dự thảo sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, đây mới là dự thảo, chưa phải quy định đã có hiệu lực. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản hiện hành.

6 Vấn đề phải quyết định trước khi nộp hồ sơ

1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Người thành lập có thể lựa chọn một trong các loại hình phổ biến sau:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Phù hợp với cá nhân hoặc tổ chức muốn tự quyết định hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Phù hợp với nhóm từ 02 đến 50 thành viên cùng góp vốn.
• Công ty cổ phần: Có tối thiểu 03 cổ đông, không giới hạn số lượng cổ đông tối đa và thuận lợi hơn khi cần huy động vốn.
• Công ty hợp danh: Phải có ít nhất 02 thành viên hợp danh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình.
• Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân.

Không nên lựa chọn loại hình chỉ dựa trên số lượng hồ sơ phải chuẩn bị. Yếu tố quan trọng hơn là phạm vi trách nhiệm tài sản, quyền quản trị, khả năng chuyển nhượng vốn và kế hoạch huy động vốn trong tương lai. Trường hợp đang kinh doanh nhỏ lẻ, người thành lập có thể tham khảo bài viết nên lựa chọn hộ kinh doanh hay doanh nghiệp trước khi quyết định.

2. Đặt tên doanh nghiệp

Tên tiếng Việt của doanh nghiệp thường gồm: Loại hình doanh nghiệp + tên riêng

Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát.

Tên dự kiến không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Người thành lập nên tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi lập hồ sơ.

Ngoài việc tra cứu tên doanh nghiệp, nên kiểm tra thêm:

• Nhãn hiệu đã được bảo hộ;
• Tên miền website;
• Tên tài khoản trên các nền tảng trực tuyến;
• Khả năng sử dụng tên khi mở rộng hoạt động.

Tên doanh nghiệp được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận không đồng nghĩa với việc tên đó chắc chắn không xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người khác.

3. Xác định địa chỉ trụ sở chính

Trụ sở chính phải có địa chỉ rõ ràng, xác định được theo địa giới hành chính và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp.

Người thành lập cần kiểm tra kỹ:

• Hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm;
• Chức năng sử dụng của căn hộ, tòa nhà hoặc mặt bằng;
• Khả năng treo biển hiệu và tiếp nhận thư từ;
• Tính ổn định của địa chỉ trong thời gian đầu hoạt động.

Sử dụng địa chỉ không có thật, địa chỉ không thể liên hệ hoặc địa điểm không được phép kinh doanh có thể dẫn đến rủi ro về thuế, hóa đơn và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.

4. Đăng ký ngành, nghề kinh doanh

Doanh nghiệp được quyền kinh doanh những ngành, nghề pháp luật không cấm. Tuy nhiên, hồ sơ vẫn phải ghi mã ngành và tên ngành phù hợp với hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần phân biệt:

• Điều kiện để được đăng ký doanh nghiệp;
• Điều kiện phải đáp ứng trước khi chính thức kinh doanh.

Việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không có nghĩa doanh nghiệp đã đủ điều kiện hoạt động trong mọi lĩnh vực. Một số ngành nghề còn yêu cầu giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, mức vốn tối thiểu, nhân sự chuyên môn hoặc điều kiện về cơ sở vật chất.

5. Xác định vốn điều lệ

Pháp luật không quy định một mức vốn điều lệ chung cho mọi doanh nghiệp. Người thành lập tự đăng ký vốn trên cơ sở quy mô, ngành nghề và khả năng góp vốn thực tế, trừ ngành nghề có quy định riêng về vốn.

Không nên đăng ký vốn quá cao chỉ để tạo hình ảnh, bởi thành viên hoặc cổ đông phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn đã cam kết góp. Ngược lại, mức vốn quá thấp có thể làm giảm khả năng thuyết phục đối tác trong những hợp đồng có giá trị lớn.

6. Xác định người đại diện và chủ sở hữu hưởng lợi

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch và đại diện doanh nghiệp trong tố tụng, trọng tài cùng các quan hệ pháp lý khác.

Bên cạnh đó, hồ sơ năm 2026 phải xem xét nội dung về chủ sở hữu hưởng lợi. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đây có thể là cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, hoặc cá nhân có quyền chi phối những quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

Do đó, chủ sở hữu hưởng lợi không nhất thiết chỉ là người đứng tên nhiều vốn nhất. Trong cấu trúc sở hữu qua nhiều công ty trung gian, doanh nghiệp cần xác định cá nhân cuối cùng thực sự sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp.

Hồ sơ thành lập công ty năm 2026 gồm những gì?

Hồ sơ công ty TNHH một thành viên

Hồ sơ cơ bản gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty;
• Giấy tờ pháp lý và tài liệu liên quan đến chủ sở hữu là tổ chức nếu thuộc trường hợp phải nộp;
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền nếu chủ sở hữu là tổ chức;
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp nếu có;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có nhà đầu tư nước ngoài thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đầu tư;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện.

Công ty TNHH một thành viên không phải lập danh sách thành viên như công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Hồ sơ công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty;
• Danh sách thành viên;
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi nếu có;
• Giấy tờ pháp lý của thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu thuộc trường hợp áp dụng;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

Hồ sơ công ty cổ phần

Hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty;
• Danh sách cổ đông sáng lập;
• Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nếu có;
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi nếu có;
• Tài liệu pháp lý của cổ đông là tổ chức;
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu thuộc trường hợp áp dụng;
• Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ.

Hồ sơ công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân

Công ty hợp danh phải chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên và các giấy tờ liên quan. Doanh nghiệp tư nhân có hồ sơ đơn giản hơn, chủ yếu gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ, dữ liệu định danh của chủ doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ đã kê khai số định danh cá nhân và cho phép chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp hồ sơ có thể không phải đính kèm bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân trong một số trường hợp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Quy trình thành lập công ty 2026 trong 7 bước

Bước 1: Tra cứu và chốt thông tin đăng ký

Trước khi soạn hồ sơ, cần thống nhất:

• Tên công ty;
• Trụ sở;
• Loại hình;
• Vốn điều lệ;
• Ngành nghề;
• Thành viên hoặc cổ đông;
• Người đại diện theo pháp luật;
• Chủ sở hữu hưởng lợi nếu có.

Đây là bước quyết định chất lượng của toàn bộ hồ sơ. Việc sửa điều lệ hoặc danh sách thành viên nhiều lần dễ dẫn đến thông tin không thống nhất giữa các tài liệu.

Bước 2: Soạn hồ sơ theo đúng loại hình

Hồ sơ cần sử dụng biểu mẫu hiện hành và bảo đảm thông tin giữa giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên, cổ đông, người đại diện và tài liệu ủy quyền thống nhất với nhau.

Đối với doanh nghiệp có nhiều thành viên, cần quy định rõ trong điều lệ:

• Tỷ lệ góp vốn;
• Quyền biểu quyết;
• Thẩm quyền của từng chức danh;
• Điều kiện thông qua quyết định;
• Quyền chuyển nhượng vốn;
• Cách giải quyết bế tắc nội bộ.

Điều lệ không nên được xem là một biểu mẫu mang tính thủ tục. Đây là căn cứ quan trọng để xử lý tranh chấp quản trị sau này.

Bước 3: Ký và xác thực hồ sơ

Người có thẩm quyền phải ký đúng vị trí, đúng tư cách. Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử, ký số hoặc thực hiện xác thực theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Người thành lập có thể lựa chọn:

• Nộp trực tiếp;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Khi nộp online, người nộp tải hồ sơ điện tử lên hệ thống, xác thực hồ sơ, thanh toán nghĩa vụ tài chính và nhận giấy biên nhận điện tử.

Bước 5: Nộp lệ phí và phí công bố

Trong năm 2026, mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp trực tiếp hoặc qua bưu chính đang được giảm còn 25.000 đồng/lần đến hết ngày 31/12/2026. Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần.

Đối với đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo chính sách hiện hành. Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi khoản phí đều tự động được miễn; phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp vẫn cần được xác định và thanh toán theo trường hợp cụ thể.

Bước 6: Theo dõi kết quả và sửa đổi nếu có

Trong thời hạn luật định, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ:

• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ; hoặc
• Gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

Thông báo sửa đổi phải nêu các nội dung cần chỉnh sửa. Người nộp có thời hạn 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo để hoàn thiện hồ sơ. Quá thời hạn này, hồ sơ không còn giá trị và có thể bị hủy trên hệ thống.

Bước 7: Nhận giấy chứng nhận và công bố thông tin

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin đăng ký phải được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Nội dung công bố thường bao gồm:

• Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần trong trường hợp pháp luật yêu cầu.

Doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu do mình quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung phù hợp với quy định pháp luật.

Thời gian và chi phí thành lập công ty năm 2026

Nội dung	Thời gian hoặc chi phí dự kiến
Soạn và kiểm tra hồ sơ	Khoảng 01–03 ngày tùy độ phức tạp
Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ hợp lệ	03 ngày làm việc
Lệ phí đăng ký trực tiếp hoặc qua bưu chính	25.000 đồng/lần trong năm 2026
Đăng ký qua mạng điện tử	Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp
Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp	100.000 đồng/lần
Lệ phí môn bài từ năm 2026	Không phải nộp
Chi phí chữ ký số, hóa đơn điện tử, biển hiệu	Phụ thuộc đơn vị cung cấp và nhu cầu

Tổng thời gian thực tế có thể kéo dài nếu:

• Tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn;
• Ngành nghề ghi chưa đúng;
• Hồ sơ có nhà đầu tư nước ngoài;
• Điều lệ và danh sách thành viên không thống nhất;
• Chưa xác định đúng chủ sở hữu hưởng lợi;
• Chữ ký hoặc tài liệu ủy quyền không hợp lệ.